Incoterms Kuralını Kabul Etmeden Önce Belirtilen Yeri Netleştirin
Tedarikçinin teklifinde bir Incoterms kuralı ve tanıdık bir teslimat bölgesi bulunması, koşulların kabul edilmeye hazır olduğu anlamına gelmez. Bir şehir, liman veya proje adı, tarafların hangi noktayı kastettiğini açıklamak için yetersiz kalabilir. Teklifte kullanılan ifade kısa olsa bile, bu ifadenin dayandığı ortak anlayış açık olmalıdır. Kabul vermeden önce tedarikçiden konumu ve sorumlulukları somutlaştırmasını isteyin.
İnşaat ve peyzaj malzemesi alımlarında temel soru şudur: Yazılı teslim koşulu, gerçekten üzerinde anlaşmak istediğiniz düzenlemeyi ifade ediyor mu? Bunu değerlendirmek için belirtilen yere, uygulanacak Incoterms sürümüne ve taşıma işlerinin taraflar arasındaki paylaşımına odaklanın. Tanıdık bir kısaltma, bu ayrıntıları karşılıklı olarak doğrulamanın yerini tutmaz.
1. Belirtilen yeri anlaşmanın bir parçası olarak okuyun
Incoterms kuralını, yanında yazan konumla birlikte değerlendirin. Konumu yalnızca idari bir adres bilgisi gibi görmeyin. Teklifte geniş bir bölge belirtilmişse, tedarikçinin hangi kesin noktayı kastettiğini sorun. Önerilen düzenlemeye göre belirli bir tesisin, terminalin, deponun veya proje girişinin tanımlanması gerekebilir. Gerekli ayrıntı, tarafların aynı yeri anlayabilmesini sağlamalıdır.
Bir şantiyenin posta adresi, malzeme kabul kapısı ve malzemelerin indirileceği alan farklı olabilir. Bu noktaların birbirinin yerine geçtiğini varsaymayın. Aynı şekilde, malzemenin sonunda kullanılacağı proje sahasının, teklifteki Incoterms ifadesinde amaçlanan yer olduğunu kendiliğinden kabul etmeyin. Tedarikçinin kullandığı konum ifadesini sizin teslimat beklentinizle karşılaştırın ve fark varsa açıkça belirtin.
Konumun her iki tarafın da tanıyacağı biçimde yazılmasını isteyin. Uygun adres, tesis adı veya giriş açıklaması belirsizliği azaltabilir. Ancak uzun bir adres tek başına yeterli değildir; bu adresin teklif açısından hangi noktayı tanımladığı da anlaşılmalıdır. Amaç, aynı cümleyi kabul eden iki tarafın zihninde farklı yerler oluşmasını önlemektir.
2. Geçerli sürümü tahmin etmek yerine doğrulayın
Teklifte hangi Incoterms sürümünün uygulanacağını sorun. Eksik sürüm bilgisini alışkanlığınıza, önceki bir satın almaya veya başka bir sevkiyat için yapılan konuşmaya dayanarak tamamlamayın. Tedarikçiden, üzerinde anlaşılan sürümü kural ve belirtilen yer ile birlikte yazılı ticari koşullara eklemesini isteyin. Böylece tarafların aynı referans üzerinden konuşması kolaylaşır.
Belgeler arasında farklı ifadeler varsa bunları kabul öncesinde çözün. İlk teklif bir teslim düzenlemesini anlatırken sonraki mesaj başka bir düzenlemeyi tarif edebilir. Böyle bir durumda hangi ifadenin geçerli olduğunu sizin yorumlamanız yerine, tedarikçiden güncel koşulları bir araya getiren açık bir yazılı açıklama isteyin. Eski ve yeni ifadeleri yan yana bırakmak belirsizliği gidermez.
Bu kontrolü bütün Incoterms kurallarını karşılaştıran kapsamlı bir çalışmaya dönüştürmeniz gerekmez. Buradaki dar karar, önünüzdeki teklifin tarafların istediği düzenlemeyi yeterince açık ifade edip etmediğidir. Kuralın anlamı veya sonuçları konusunda hâlâ tereddüt varsa, kısaltmadan çıkarım yapmak yerine kabul öncesinde uygun dış ticaret ya da hukuk danışmanlığı alın.
3. Taşıma işlerini ve masrafları yazılı olarak ayırın
Yer ve sürüm netleştikten sonra fiyatın hangi işleri kapsadığını, hangi görev ve masrafların hangi tarafta kaldığını sorun. Soruları önerilen sevkiyata bağlayın. Örneğin yalnızca “nakliye dahil” yazması, bu ifadenin kapsadığı işlemler belirsizse yeterli açıklama değildir. İhtiyacınız olan işin yapılacağını varsaymak yerine, teklifin o işi içerip içermediğini doğrulayın.
- İlgili taşıma aşamalarını düzenlemekten hangi taraf sorumlu olacak?
- Önerilen düzenleme hangi yükleme, boşaltma veya elleçleme işlerini kapsıyor?
- Taşımaya ilişkin hangi masraflar fiyata dahil, hangileri teklif dışında kalıyor?
- Malzeme ve teslim düzenlemesi için nasıl bir ambalaj öngörülüyor?
- Taraflar hangi tedarik süresi ve teslim gereklilikleri üzerinde anlaşıyor?
Bu sorular, Incoterms kuralına alternatif bir yorum getirmek için değil, tarafların önerilen koşulları açıklaması için kullanılmalıdır. Projenizin bir işe ihtiyaç duyması, o işin otomatik olarak tedarikçinin sorumluluğunda olduğu anlamına gelmez. İşin kim tarafından yapılacağı ve varsa ilgili masrafın kimde kalacağı konusunda aynı anlayışa sahip olduğunuzu kontrol edin.
Ödeme koşullarını da ayrıca yazılı olarak doğrulayın. Bir Incoterms referansı; malzemenin tanımı, ambalajı, tedarik süresi veya ödeme düzenlemesi hakkındaki anlaşmanın yerine geçmez. Teknik talep ile ticari teklif arasındaki farkları tedarikçiyle çözün. Bir başlık altındaki açıklamanın diğer bütün başlıkları da açıklığa kavuşturduğunu varsaymayın.
4. Kabul vermeden önce belirsiz ifadeleri kapatın
Açıklama isteğiniz kısa ve doğrudan olabilir: “Lütfen önerdiğiniz Incoterms kuralını, geçerli sürümü ve belirtilen kesin yeri doğrulayın. Teklifinize dahil taşıma işlerini ve masrafları, ayrıca bize kalan sorumlulukları yazılı olarak belirtin.” Teklifteki adres veya teslim açıklaması talebinizden farklıysa, bu farkı da aynı mesajda somut biçimde gösterin.
Yalnızca mesajınızın alındığını bildiren bir yanıtı, sorunun çözüldüğü şeklinde değerlendirmeyin. Yanıtın belirsizliği gerçekten giderip gidermediğine bakın. Tedarikçi ifadeyi değiştirirse güncellenen koşulu bütünüyle yeniden okuyun. Belirtilen yerde yapılan bir değişiklik, erişim, elleçleme veya taşıma düzenlemesi hakkında ek açıklama gerektirebilir. Önceki cevabın yeni durum için de geçerli olduğunu varsaymayın.
Sonuçta ortaya çıkan yazılı mutabakatı ticari teklifle birlikte erişilebilir tutun. Kabul kararınız, eksik ayrıntıların malzeme yola çıktıktan sonra çözüleceği beklentisine değil, tarafların ortak anlayışına dayanmalıdır. Açık kalan bir soruyu ayrıca işaretlemek, belirsiz bir ifadeyi sessizce kabul etmekten daha sağlıklı bir satın alma yaklaşımıdır.
5. Matravo'yu sevkiyat düzenlemek için değil, tedarik için kullanın
Matravo, inşaat ve peyzaj malzemelerinde alıcı taleplerini tedarikçi teklifleriyle buluşturan bir teklif talebi pazaryeridir. Tedarikçi, taşıyıcı veya alışverişi ödeme adımıyla tamamlayan bir hizmet değildir; sevkiyat düzenleyemez. Ürün, ticari koşullar ve sorumluluklar, alıcı ile tedarikçi tarafından karşılıklı olarak doğrulanmalıdır. Platformdaki rehber, tedarikçi teklifi yerine geçmez.
Talep üzerindeki web sohbeti tekliften önce kullanılabilir: yetkili satıcılar konuşma başlatır, alıcılar mevcut konuşmalara yanıt verir. Anlaşma sonrasında telefon veya iletişim bilgilerinin açılması ayrı bir kuraldır; web sohbetinin ön koşulu değildir. Bir platform rehberi veya yapay zekâ yanıtı stok ayıramaz, sevkiyat düzenleyemez ya da ödemeyi onaylayamaz.
Tedarik sürecine başlamak için Matravo web sitesinde Create account seçeneğiyle hesap oluşturun; mevcut hesabınız varsa Sign in üzerinden giriş yapın. Tedarikçi görüşmeleri ilerledikçe, teslim koşullarını kabul etmeden önce belirtilen yeri ve sorumlulukların yazılı paylaşımını netleştirin.
