Malzeme tekliflerini birim fiyatın ötesinde nasıl karşılaştırırsınız?
İki teklif, ancak her toplamın ne satın aldığını açıklayabildiğinizde karşılaştırılabilir. Fiyatları sıralamadan önce tüm teklifleri aynı malzeme ihtiyacı, miktar ve teslim kapsamıyla eşleştirin. Eksik bilgiyi görünür tutun; boş bırakılan bir maliyet, sıfır maliyet değildir.
Karşılaştırma tablosu, bir çalışma arkadaşınızın bütün e-posta trafiğini yeniden okumadan kararı anlayabilmesini sağlamalı. Tedarikçinin orijinal teklif referansını, tarihini ve revizyonunu kaydedin; karşılaştırma notlarınızı ayrı ekleyin. Ortak birime çevirdiğiniz toplamın kaynağına dönülebilmesi için orijinal değerleri koruyun.
Hesaptan önce teknik kapsamı kontrol edin
Her talep satırında sunulan ürünü ve onu destekleyen belgeyi belirleyin. Tedarikçi gereksinimi karşılıyor mu, açık bir sapma mı öneriyor, kapsam dışında mı bırakıyor, yoksa yanıt mı bekleniyor? Alternatif bir ürün yararlı olabilir; ancak ayrı satırı ve onay kararı bulunmalı.
Tek bir bileşenin belgesinden bütün sistemin performansını çıkarmayın. Örneğin, levhanın teknik föyü o levhayla yapılan her duvarın performansını kendiliğinden kanıtlamaz. Açık tasarım sorularını projenin ilgili uzmanına yönlendirin.
Miktarları ortak bir esasa getirin
Talep edilen birimi, tedarikçinin satış biriminin yanında gösterin. Paket dönüşümlerini ve yuvarlamayı kaydedin. Net miktarı, fireyi ve yedek stoğu ayrı tutun; farklı varsayımlar toplamın içinde kaybolmasın.
Kurgusal bir hesap örneği:
- Karşılaştırma miktarı, aynı tanımlanmış ürün için 100 m².
- A teklifi m² başına 20 avro ve 150 avro teslim bedeli: belirtilen kapsam için 2.150 avro.
- B teklifi, 2 m² kaplayan kutu başına 42 avro. Elli kutu, teslim dahil 2.100 avro.
- Bu varsayımlarda B teklifi 50 avro daha düşük. Bu sonuç teknik uygunluğu veya nihai satın alma kararını tek başına belirlemez.
B teklifi kutunun kaç m² kapladığını söylemeseydi, karşılaştırma toplamı “açıklama gerekli” olarak kalırdı. Tabloyu tamamlamak için eksik dönüşümü tahmin etmeyin.
Ticari kapsamı kaydedin
Para birimi, fiyat geçerliliği, belirtilen vergiler, ambalaj, nakliye, boşaltma ve diğer ilgili bedeller için ayrı alanlar kullanın. Dahil, hariç ve teyit bekleyen tutarlar birbirinden ayrılmalı. Farklı para birimleri varsa karşılaştırma kurunu, tarihini ve kaynağını yazın; orijinal tutarları koruyun.
Ödeme aşamalarını ve terminin başladığı olayı kaydedin. Çizim onayından sonraki “altı hafta” ile ödemeden sonraki “altı hafta” farklı tarihlere denk gelebilir. Teyit almadan bunları varış taahhüdüne çevirmeyin.
Kısa bir açıklama listesi tutun
Her açık konu için kalem referansı, soru, sorumlu kişi ve yanıt tarihi kaydedin. Paket içeriği, aksesuar kapsamı, alternatif ürün onayı, teslim erişimi ve gereken belgenin durumu sık karşılaşılan sorulardır. İhtiyacı değiştiren bilgileri karşılaştırmaya devam ettiğiniz tüm tedarikçilerle paylaşın.
Birleşik Krallık Government Commercial Agency'nin şartname rehberi, açık gereksinimler ile karşılaştırılabilir teklifler arasındaki ilişkiyi anlatır. Buradaki pratik adım, istenen kapsamla her tedarikçinin yanıtını yan yana tutmaktır.
Son olarak bir karar notu yazın: seçilen seçenek, gerekçeler, onaylanan istisnalar ve siparişten önce teyit edilmesi gereken koşullar. Ürüne özgü bilgiler için Matravo'nun malzeme rehberlerini inceleyin; talebinizle ilgili destek için ekibe ulaşın.
