İlk Malzeme Alımından Önce Kim Neyi Onaylar?
İlk malzeme alımında ürün uygun görünebilir, fiyat gelmiş olabilir ve şantiye karar bekleyebilir. Yine de bu durum, bütün koşulların kesinleştiği anlamına gelmez. Neyin tedarik edileceğini, nasıl teslim edileceğini ve hangi yükümlülüğün kime ait olduğunu ayrıca doğrulamak gerekir. Amaç gereksiz yazışma yaratmak değil; satın alma taahhüdünden önce alıcı ile tedarikçinin aynı koşulları anladığından emin olmaktır.
1. Platformun rolünü işlem taraflarından ayırın
Matravo, inşaat ve peyzaj malzemelerinde teklif talebinden tedarikçi teklifine uzanan bir pazaryeridir. Malzeme ihtiyaçlarını ve tedarikçi tekliflerini yapılandırılmış bir tedarik sürecinde buluşturur. Malzeme satıcısı, stok kataloğu, taşıyıcı veya alışveriş sepeti değildir. Bir platform rehberi ya da yapay zekâ yanıtı stok ayıramaz, sevkiyat düzenleyemez veya ödemeye onay veremez.
Alıcı proje ihtiyacını tanımlar ve sunulan malzemenin kabul edilebilir olup olmadığına karar verir. Tedarikçi ise sunduğu ürünü, ürünün mevcut durumunu ve ticari teklifini doğrular. Nakliye ya da teknik kabul başka kişileri ilgilendiriyorsa, bu kişilerin görevlerini açıkça belirleyin. Platformun onların yerine karar verdiğini varsaymayın.
Kendi ekibinizde de teklif toplayan kişi ile satın alma taahhüdünü onaylayan kişiyi ayırın. Şantiye sorumlusu araç erişimini, tasarımcı yüzeyi, satın alma yetkilisi ticari koşulları değerlendirebilir. Küçük bir projede bütün görevler aynı kişide olabilir. Yine de her konu için ayrı bir yanıt gerekir; tek bir genel onay, eksik teslimat veya ürün bilgisini tamamlamaz.
2. İhtiyacı alıcı tanımlar, ürün karşılığını tedarikçi doğrular
İşe talebin tek ve güncel bir sürümüyle başlayın. Malzemeyi, teknik özellikleri, miktarı, birimi, kullanım amacını ve teslimat ihtiyacını tedarikçinin neyi fiyatlandırdığını anlayacağı açıklıkta yazın. Talep değişirse yeni sürümü belirtin ve mevcut teklifin hâlâ geçerli olup olmadığını sorun. Eski miktara göre hazırlanmış bir teklifin yeni kapsamı karşıladığını kendiliğinden kabul etmeyin.
Tedarikçi önerdiği ürünün talebi karşılayıp karşılamadığını, alternatif olup olmadığını ve kapsam dışında bıraktığı işleri açıklamalıdır. Boyut, yüzey, sınıf veya projede önemli başka bir özelliği yalnızca genel ürün adına bakarak kabul etmeyin. Gerekli proje içi teknik kabulü almak alıcının sorumluluğundadır. Tedarikçinin ürün açıklaması ile projenin kullanım onayı farklı sorulara yanıt verir.
- Alıcı doğrular: gerekli özellikler, miktar, birim ve alternatif ürünü kabul edebilecek kişi.
- Tedarikçi doğrular: teklif edilen ürün, belirtilen bulunabilirlik durumu ve kapsam farklılıkları.
- İki taraf doğrular: anlaşmanın hangi talep sürümüne ve hangi teklife dayandığı.
Görünüm veya kullanım değerlendirmesi için fiziksel numune gerekiyorsa alıcı ile tedarikçi bunu bağımsız olarak kararlaştırabilir. Numunenin neyi göstereceğini ve önerilen tedarikle ilişkisini belirleyin. Bu anlaşma, Matravo içinde yerleşik numune siparişi, takibi veya gönderim iş akışı bulunduğu anlamına gelmez.
3. Teslimat ve ambalaj görevlerini açıkça yazın
Teslimat adresi tek başına yeterli değildir. Alıcı gerçek kabul noktasını, araç erişimindeki önemli kısıtları ve boşaltma imkânlarını açıklamalıdır. Tedarikçi önerilen ambalajı, nakliye kapsamını ve tedarik süresini doğrulamalıdır. Nakliyeyi kimin düzenleyeceğini, boşaltmayı kimin yapacağını ve hangi işlerin ya da ücretlerin teklif dışında kaldığını birlikte belirleyin.
Belirtilen sürenin hangi olayla başladığını sorun. Sipariş onayı, kararlaştırılan ödeme veya son detayların kabulü farklı başlangıç noktalarıdır. Tedarikçinin yanıtını yazılı kayda geçirin. Tahmini sevk tarihi ile varış taahhüdünü birbirinden ayırın; bir platform açıklamasını teslimat garantisi gibi değerlendirmeyin. Projenin istediği tarih ile tedarikçinin kabul ettiği tarih de aynı şey değildir.
Ambalajı ayrıca konuşun; çünkü malzemenin sahada nasıl karşılanacağını etkiler. Paket büyüklüklerini, koruma biçimini ve varsa ambalaj ücretlerini sorun. Sahadaki ekibin bu paketleri boşaltıp taşıyabildiğini kontrol edin. Metrekare veya adet bilgisi, sevkiyatın kaç paket halinde ve nasıl hazırlanacağını kendiliğinden açıklamaz.
Teklifte bir Incoterms kuralı varsa işlem taraflarından belirtilen yeri ve geçerli sürümü doğrulamalarını isteyin. Ardından bu tedarik için görevlerin ve masrafların nasıl paylaşıldığını somutlaştırın. Yalnızca bir kısaltmanın yazılmış olması, herkesin aynı teslimat kapsamını anladığını göstermez.
4. Ödemeden önce ticari kapsamı kesinleştirin
Ticari teklifi tedarikçi doğrular; kabul kararını alıcının yetkili kişisi verir. Bu karardan önce para birimini, miktar temelini, paket büyüklüğünü, asgari miktarı, vergileri, ambalajı ve teslimat ücretlerini kontrol edin. Birim fiyat, alıcının ödeyeceği bütün tutarların eksiksiz açıklaması değildir. Özellikle teklifin kapsamıyla talebin kapsamı arasındaki farkları açık bırakmayın.
Ödeme koşullarını da ortak bir anlamla kayda geçirin. Hangi tutarın ne zaman ödeneceğini ve ödeme yükümlülüğünü hangi olayın başlatacağını sorun. Kurumunuz iç onay veya belirli satın alma belgeleri istiyorsa, teklif hazır kabul edilmeden önce bunları tedarikçiyle netleştirin. Ekibinizdeki onay sürecinin tedarikçi tarafından zaten bilindiğini varsaymayın.
Yanıtsız kalan kalemleri görünür tutun. Yazılmamış nakliye bedeli, nakliyenin dahil olduğu anlamına gelmez. Cevaplanmamış bulunabilirlik sorusu da stok rezervasyonu değildir. Boşlukları tahminle doldurmak yerine tedarikçiden teklifini tamamlamasını isteyin. Sonradan gelen açıklamanın hangi teklif için geçerli olduğunu da belirtin.
Kararlaştırılan koşulları yazılı olarak saklayın. Sohbette tam kart bilgilerini veya banka erişim bilgilerini paylaşmayın. Matravo bir ödeme tamamlama hizmeti değildir; destek yanıtı da ödeme onayı yerine geçmez.
5. Açık soruları kapatın, ardından karar verin
Taahhütte bulunmadan önce ürün ve talep sürümünü, miktar ve birimi, ambalajı, teslimat sorumluluklarını, süre başlangıcını, fiyata dahil kalemleri ve ödeme koşullarını özetleyin. Yanıtsız soruyu, yanıt vermeye yetkili kişiye yöneltin. Ürünü, bulunabilirliği ve ticari teklifi yalnızca tedarikçi doğrulayabilir; platform desteği platformla ilgili bir konuda yardımcı olabilir.
Teklif öncesinde talep üzerindeki web sohbetinde açıklama yapılabilir. Yetkisi bulunan satıcılar konuşma başlatır; alıcılar mevcut konuşmalara yanıt verir. Telefon veya iletişim bilgilerinin anlaşma sonrasında açılması ayrı bir kuraldır, web sohbetinin başlaması için koşul değildir.
İlk talebinizi hazırlarken bu sorumlulukları da şartnamenizin yanında belirleyin. Ardından Matravo web sitesindeki kayıt olma veya giriş yapma yolunu kullanarak başlayın. Alıcı olarak ücretsiz başlayabilirsiniz; gerçek tedarik ve ticari taahhütleri ilerlemeden önce doğrudan tedarikçinizle kararlaştırın.
